糟糕會議的七個症狀
． . .以及你能做些什麼

由喬爾·萊維特

會議室的門打開了，是那個召集會議的人，他遲到了10分鍾，因為上次會議結束得很晚，他不得不在他的辦公室停下來，拿了一些筆記來提醒他這次會議的內容。已經在房間裏的人在討論昨晚的比賽，並想知道這個會議要持續多久。隻有一個人記得收到了上次會議的筆記，而且他是唯一一個有他們要討論的報告副本的人。

這聽起來熟悉嗎?你不是一個人。每個人都同意的一個話題是:會議通常是浪費時間和金錢。可怕的會議統計數據比比皆是。軟件公司Atlassian的信息圖表顯示，美國企業每年浪費370億美元。會議的一些時間可能在您的組織中被浪費了。奇怪的是，為什麼這種情況沒有在任何人的清單上得到解決。如果我們浪費了數十億美元，為什麼企業不努力解決這個問題呢?也許這可以歸結為缺乏責任感。但這是我們完全可以控製的。 Here are some symptoms of bad meetings and what you can do to fix them.

1.你們的會議漫無目的地進行。如果有議程，沒人會遵守。

良好的會議實踐表明，一個特定的議程幾乎總是會減少在會議上浪費的時間。一項針對471名管理領導人的調查顯示，90%的受訪者將大多數會議的失敗歸咎於缺乏提前計劃和組織。所以一定要在會議前發出一份議程。在會議開始時回顧議程，並獲得一致同意遵循它。同樣重要的是，當會議偏離議程時，讓人們指出來。這樣，每個人都可以分擔責任，讓事情走上正軌。

2.在會議期間，人們都在做自己的事情——發短信、打電話、回複電子郵件、進行不相幹的談話。

避免這種情況的一種方法是在會議開始前建立每個人都同意的基本規則。這些規則包括通過限製短信、電子郵件和電話交談來消除誘惑，並要求人們在不打斷的情況下傾聽。即使人們事先就這些規則達成了一致，在會議開始時，或者在會議期間，如果違反規則的行為特別嚴重，可能還需要提醒他們這些基本規則。提醒可由其他會員提醒，如有會議負責人，可由會議負責人提醒。

3.沒有準備的人會出現。

他們沒有閱讀會議的報告、文件或電子表格，或者他們沒有做他們承諾要做的研究。
一個運行良好的組織會讓員工對自己的工作負責，對自己的承諾負責。但現實生活中，我們往往不知道我們應該如何運作。讓人們對會議負責應該是任何一套基本規則的一部分。當你提前分發議程時，要清楚地說明每個參加會議的成員所要做的準備工作。即使你一再重申期望，仍然會有人認為他們不是應該做好準備的人。在另一種情況下，會議負責人或他們的經理需要說明一個顯而易見的事實:會議是人們彙報工作、分享信息等的地方。當成員未能履行承諾時，他們就是在不尊重其他人的時間——那些前來參加會議的人是為了了解會議取得了哪些進展。他們不僅對同事粗魯無禮，而且還造成了組織資源的實際經濟浪費。

4.決策沒有終結。

決定是討論的，但不是決定的。集體決策一旦做出，人們就會繼續反對、否認或詆毀，沒有任何支持集體決策的協議。
一個好的業務流程以最少的浪費完成基本的活動。一個好的會議過程需要做出決定，或者決定將該議題延續到下次會議。期望在會議期間做出決定，並推動達成共識。如果一個決定仍然不能做出，這個決定可能需要被踢到上級或分配到一個小小組。然後，在每個人都有自己的發言權並做出決定之後，這個決定需要得到整個團隊的支持，即使有些人不同意。否則，分歧就會轉入地下，破壞所有人的工作。有一個特殊的例外:如果決定是非法的，不道德的，或危險的。在這種情況下，從長遠來看，持不同意見可能比在短期內合作做出錯誤的決定更有利於組織。

5.會議被少數的演講者(不一定是領導者)主導，或者有知識淵博的人從不主動發言。

促進可以改善會議的進程和結果。根據《The Facilitator》上一期的一篇文章，使用一個熟練的會議主持人可以將項目的生產率提高25%。當然，該雜誌可能有偏見，但有一個受過會議促進培訓的人有可能改善大多數事情。如果這不是一個選擇，幫助會議領導人發展一些基本的會議促進技巧，這將有助於平衡參與。

6.會議開始和結束得很晚。有些人遲到或在結束前離開。

守時是一個正直的問題。這裏我們用“正直”這個詞來表示沒有受損或健全。考慮建築物中鋼梁的完整性。如果一個或多個缺失或歪斜，建築不會下垂或倒塌嗎?同樣地，當關鍵人員在更新或決策過程中缺席時，你的工作團隊或團隊的完整性也會受到影響;為什麼或怎麼做並不重要。他們將不可避免地錯過重要的溝通、更新、重新構建討論中的問題，並且在他們必須與時俱進時浪費其他人的時間。因為他們錯過了最初的事件順序，他們也可能會離開會議目標。

7.人們在會議結束時感到疲憊、沮喪、憤怒或沮喪。

你目前的會議風格可能並不適合你。如果你的會議包括甜甜圈、咖啡、軟飲料和百吉餅，它們可能會使你的血糖飆升，然後導致血糖崩潰。你的會議是否超過了必要的時間，或者沒有休息?或者你在一天的特定時間召開了錯誤類型的會議。考慮到物流 看看你的會議是否真的有助於或阻礙了組織的工作

這篇文章的內容來自《每周10分鍾的偉大會議》和《會議創意書》。斯普林菲爾德資源,2013年。

喬爾·萊維特(Joel Levitt)是生命周期工程(LCE)的國際項目主管。他在維修fi方麵有超過30年的經驗，包括過程控製設計、源設備檢查、電氣專業知識、fi服務技術員、海事操作和物業管理。作為培訓維修專業人員的公認專家，Joel已經培訓了來自世界各地3000個組織的17000多名維修負責人。你可以通過jlevitt@LCE.com聯係喬爾。