避免這種情況的一種方法是建立每個人在會議開始之前都同意的基本規則。這些規則包括通過對短信,電子郵件和電話交談設置限製來消除誘惑,並要求人們聆聽而不會中斷。即使人們提前同意了這些規則,如果會議開始時或在會議本身期間,如果違反規則的規則特別嚴重,則可能需要提醒他們的基本規則。這樣的提醒可以由其他成員或會議負責人完成。
3.露麵的人沒有做好準備。
他們尚未閱讀會議即將發生的報告,文件或電子表格,或者他們沒有做他們承諾要做的研究。
經營良好的組織使員工對自己的工作和履行承諾負責。但是現實生活常常缺乏我們如何知道我們應該運作的方式。讓人們承擔責任應成為會議的任何基本規則的一部分。當您提前分發議程時,請清楚說明每個將會參與的成員所期望的準備工作。即使您重申期望,也可能仍然有些人認為自己是應該做好準備的人。In a separate setting, the meeting leader or their manager needs to state the obvious: meetings are places where people report on their work, share information, etc. When members fail to do what they promised, they are being disrespectful of other people’s time – those who came to the meeting in order to participate and learn what progress had been made. Not only are they being rude to co- workers, they are also creating actual economic waste of organizational resources.
4.決策沒有封閉。
討論了決定但沒有決定。一旦做出了集體決定,人們就沒有達成共識,人們繼續與他們作戰,拒絕他們,或者之後他們壞人。
一個良好的業務流程可以通過最少的浪費來完成基本的活動。良好的會議過程需要決策或決定繼續參加下一次會議。提出一個期望,即會議期間將做出決定並達成共識。如果仍然無法做出決定,則可能需要將決定踢到樓上或分配給子組。然後,在每個人都做出發言權和決定之後,即使有些人不同意,整個小組也需要支持整個小組的決定。否則,分歧移動地下並破壞了所有人的運作。有一個特殊的例外:如果該決定是非法,不道德或危險的。在這種情況下,長期以來,對組織的異議比在不正確的決定中合作要比合作更健康。
5.會議由一些談話者(不一定是領導者)主導,或者有知識淵博的人從未自願發言。